低值物资与易耗品管理系统是根据学校的实际管理情况,综合利用现代信息技术,实现对单位的物资与低值易耗品的申购、审批、仓管、领用、查询、警戒提示、盘点、统计分析、数据备份等各方面,实现办公电子化,减少了出错几率,实现精、准、细、快等实时管理。在项目实施规划中,整个业务管理流程的各个环节中都有独特的设计和创新。
系统基于J2EE的体系架构,根据管理机制,灵活地设定操作管理权限,实现集中、灵活、安全控制授权分级管理、应用、维护等。
系统功能模块
1、申购管理模块
主要功能是录入信息资料、上传信息、报批、查询、统计、打印、修改(限审核管理人员审核确认前)等。
2、审核管理模块
主要功能是浏览、审核上传信息、发布公告、跟进工作进度、信息资料归档、审核后确认权限、不合格信息退回、系统数据查询、统计、报表打印、系统二级维护、密码修改等。
3、仓库管理模块
主要功能是物品入库登记功能(主要记录了物品的基本信息)、出库登记功能(主要记录了物品的基本信息)、仓库管理(库存之间的调拨、库存盘点、盘盈盘亏表、退货管理、关注库存预警上线和下线设置以及库存过期预警),库存物品数据查询、出入库、库存物品统计、报表打印、各种信息资料归档、系统二级维护等。
4、领用管理模块
主要功能是调出领用中请报告、登记出库物品记录、打印出领用清单给领用人签名确认、物品退还管理、物品催还管理、出库物品统计、报表打印等功能。
5、采购管理模块
主要功能是查询审批确认后的采购清单,打印采购信息清单,落实采购、发布购入物品通知、上传购置计划完成情况及报账凭证信息、统筹监控经费使用情况、经费使用情况报表打印等。
6、财务管理模块
主要功能是浏览通过初审后的购置计划信息,审核确定购置计划、查询采购信息和物品领用信息及库存情况、审核报账凭证信息、统筹监控经费使用情况、经费使用情况报表打印等操作。
7、系统管理模块
主要功能是对系统进行设置、数据备份、恢复、初始化、注册、设置或修改用户权限及密码,系统升级、一级维护、协调系统管理各项工作等。
管理业务流程
审核管理模块的六个管理功能：
1、报批信息的部门领导审核管理:主要功能是浏览、审核本部门上传的年度预算、物品采购等信息,信息审核合格确认后,自动报送给设备科管理人员初审汇总,不合格信息退回中购管理填报人员修改,查询相关信息等。
2、低值物资管理部门审核管理:该功能主要是浏览、审核经过使用部门领导审核合格确认后的信息,信息审核合格确认后,自动报送信息统计汇总,不合格信息退回中购管理填报人员修改,查询相关信息等。
3、总务/后勤部门审核管理:该功能主要是浏览、审核经过设备管理部门审核合格并统计汇总确认后的信息,信息审核合格确后,自动报送财务部门审批,不合格信息迟回设备部门管理人员修改,查询相关信息等。
4、财务部门审核管理:该功能主要是浏览、审核经过总务部门审核合格确认后的报送的信息,信息审核合格后,做最后确认,自动报送到信息统计汇总模块,并报送到查询模块经查询,一般情况申购清单报送仓库管理部门作底单后,自动报送采购中心执行采购，特殊情况中购清单自动直接报送采购中心执行采购,不合格信息退回总务部门管理人员修改,查询相关信息等。
5、报送信息查询:该管理功能主要是用于查询年度预算、中购报批、采购、到货等的落实情况,学校仓库现有库存物品信息,年度耗品预算经费使用情况等
6、统计分析:该管理功能主要是用于统计分析年度预算、申购报批清单、采购清单、到货领用清单,耗品经费使用情况、历年来数据资料等,打印相应统计分析的报表等。
系统设计特点
一、简洁的工作界面,好用、直观、高效
能做什十么:根据具体的管理流程,设置管理人员的操作权限。系统会以动态菜单的方式反应当前操作人员能做什么。对于本身具有的功能,系统会出现相应的菜单。
该做什么:对应于操作人员在系统中的角色,系统将自动提示你进入系统后应该做的工作，比方说,你需要进行相关申购审核。
做的如何:系统将你业务的进展情况,自动检索提示,使你方便的了解工作的进度情况。
二、基于动态数据,实现数据上报
由于系统内置了单位中所有的库存物资数据,并处于动态运行中,因此,系统可以自动生成本单位要求的各种数据报表。对于非标准格式的报表,通过系统的自动导出 EXCEI功能,可以实现用户真正自由灵活的控制。
三、统计分析实时准确
高校低值物资与易耗品管理系统将物质属性不同的低值物资及易耗品全部管理起来,彻底结束了以前不同的归口部门要用不同的管理软件来管理不同种类资产的历史,也就解决了对全部低值物资与易耗品进行统计难的问题
四、通用性、易用性、高效性——国内领先
1、系统采用树形结构的分类库,单位库、人员库、地点库灵活设置,方便有效。
2、系统进行智能优化处理,大部分的任务操作都可以鼠标点选方式就能完成。
3、入库单/出库单填写、库存、盘点单、物品过期单等,大部分应填项都进行处理,默认填写了常用值,降低了工作量。
五、功能设置——细致、严谨、有效
系统通过权限设置来赋与操作人员不同的操作功能。分类权限、管理权限、操作权限三权互制,从而搭建一张完美的二维权限网络。
六、录入数据自动备份——提高系统安全性
系统录入的数据自动在服务器备份,可以自设系统开启、锁定时间,操作人员离开电脑系统自动锁定时间。大大提高系统的安全性。